pasos para elaborar tablas de retención documental

Pasos metodológicos para elaboración de tablas de retención documental

1. investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis de la información recopilada.

3. Elaboración y presentación de las tablas de retención.

·         Elaboración de propuestas  de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia).

·         Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona y/o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal etc. Y debe ser conservado.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

PASO 1

Clasificación de documentos

·         Documentos de archivo

·         Documento de apoyo

PASO 2

Elaboración de separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita mostrar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

PASO 3

Clasificación documental series  subseries

·         Identificar y agrupar en unidades documentales todo tipo documental que pertenezca a dicha dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PASO 4

Principio de orden original

Ordenar al interior de cada una de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta la fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que  tuvo durante el servicio activo.

PASO 5

Identificación de cada unidad documental

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:

-          Código de la oficina

-          Código de la serie

-          Código de la Subserie

-          Nombre del expediente

Tener presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 150 folios. Si se requiere más de una carpeta proceda abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

PASO 6

Ordenación

-          Ordenar cada una de las unidades documentales, pertenecientes a una serie o Subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.

-          Los sistemas pueden ser: alfabéticos, numéricos,  cronológicos, geográficos entre otros.

PASO 7

Depuración

·         Retirar de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como :

·         Duplicados

·         Constancias

PASO 8

Foliación

Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz, en forma legible, sin enmendaduras, empezando con el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

PASO 9

Ubicación física

·         Ubicar físicamente las carpetas que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionados en la tabla de retención documental.

PASO 10

Identificación de archivadores

·         Identificar alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes.

PASO 11

Clasificación documentos de apoyo

·         Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al archivo central.

PASO 12

Elaboración de separadores

·         Elaborar separadores para cada uno de los asuntos vistos anteriormente.

PASO 13

Ubicación física, documento de apoyo

PASO 14

·         Eliminar documentos de apoyo

Se eliminan cuando pierden vigencia o utilidad

Llenar formato de eliminación en archivos de gestión

PASO15

Inventario documental

·         Levantar un inventario documental diligenciando así mismo su debido formato.